当前位置:首页 > 资讯知识 > 行业动态

行业动态

高阶主管的时间和精力是公司的策略性资产

“大多数领导人都知道必须审慎规划预算,却很少领导人用同样审慎的态度,来运用自己最珍贵的资源:时间。”管理顾问席曼(Patricia Seemann)在星球顾问公司(Sphere Advisors)期刊上发出这样的感慨。

的确,对企业来说,资金、技术、人员,几乎每一项资源都可以失而复得,可以补充,可以扩增,唯独时间不能。公司浪费掉的每一秒都永远消逝,就算万能之神也无法多给你一秒钟。特别是高阶主管的时间和精力,可以说是公司的策略性资产。

然而,大多数高阶主管在时间方面的管理,却几乎失控。他们被一个又一个的例行会议占满,忙着解决眼前一个有一个的问题。
当谈到时间管理,很多领导人会说,他们之所以无法做好,是因为每一天都有太多的意外事件。没错,领导人很少有例行的工作,因为绝大多数例行工作都有其它人员负责,降临到领导人办公桌上的,大多是不寻常或重要的事务。但也正因如此,规划才更显得重要。妥善规划自己的时间,是高阶主管证明自己管理能力的第一步。

要谨慎运用公司的这项策略性资产:时间,席曼指出,首先,高阶主管必须为自己忙碌的行程中,规划出一段优质的思考时间,并且坚持“捍卫”这段时间。为了做出明智决策,高阶主管的思考时间绝对不是奢侈品,而是必需品。定期规划出一段思考时间,也许是独处,也许是和少数几位朋友、同仁或者顾问,共同思考与反省一些长期的课题。这样的省思时间,对于公司的未来会带来很正面的影响。
奇异公司前CEO威尔许说,他把三分之二的时间花在和人相关的课题。事实上,高阶主管的时间花在哪里,等于告诉全公司,他认为最重要的事情是什么。

员工的眼睛是雪亮的,不论公司的正式文件或规章上说公司的优先要务为何,他们会看领导人的行为,来研判他认为最重要的事情。他们看你把时间用于什么事务,来研判你实际重视的事;他们看你花时间在谁身上,来研判谁对你有影响力。因此,高阶主管如何花时间,除了实质的意义之外,还有很大的象征意义,远比他自己想象的还要重要。
要妥善管理自己的时间,高阶主管可以这样做:
计算你一年有多少工作时数。
对很多高阶主管来说,占掉他们最多时间的,就是会议,因此会议的品质非常重要。为了使会议有效率而不致浪费时间,在重要决策的会议前,高阶主管必须先思考这个会议的性质,以及对会议的期望是什么:这场会议的性质是要对决策进行讨论、要敲定决策,抑或要说明及执行一项已经敲定的决策?会议的性质决定你该如何管理会议的流程与走向,而会议的流程与走向将影响与会同仁的行为。

此外,高阶主管要善用自己和整个公司的时间,准时是非常重要的一个关键。要做到准时,不需要什么伟大的科技,需要的是高阶主管的纪律。高阶主管准时出席会议或活动,是尊重他人的象征,准时也等于向员工发出讯息:公司重视效率和纪律,也尊重他们的时间。

举例来说,准时开始会议很重要,准时结束会议也很重要。领导人若经常延长会议,同仁通常会在原订会议结束时间后,多预留一个小时,不安排任何事务。倘若会议准时结束,或延长时间不到一小时,这些预留的时间往往就被浪费了。此外,若领导人总是随意延长会议,大家就不会在会议前做好充足准备,会议的进行也会变得没有效率。

总结来说,高阶主管的时间和精力是最珍贵的资源,如果没有事先规划,严格管理,各种事务和琐事会立即侵入,占满管理团队的时间。对公司来说,同样的一年很快就会过去,差别就在于,究竟你的公司是有效率地朝向目标前进,还是散漫地执行了各种无关紧要的小专案,但目标却显得如此遥不可及。

 

专业香港公司注册机构:港浚商务(www.hkbss.com),20年丰富经验,提供注册公司注册香港公司注册国内公司注册海外公司购买现成公司公司秘书银行开户信托服务会计报税商标注册文件公证等香港公司注册相关服务。全国服务热线:400-820-0080。

了解更多专业注册公司资讯:注册公司网www.izhuce.org